Die Umlage der auf die Wohnung entfallenden Betriebskostenanteile setzt eine genaue vertragliche Regelung voraus. Ohne eine solche Vereinbarung sind die Betriebskosten in der Grundmiete enthalten. Die vertragliche Regelung sollte enthalten:

• Vollständige Bezeichnung aller umlagefähigen Kosten. Hier empfiehlt sich eine Bezugnahme auf die "Betriebskostenverordnung", deren Kostenkatalog dem Mietvertrag beigefügt werden muss.

• Die Vereinbarung des Umlageschlüssels. Hier kommt in Betracht die Wohnfläche, die Personenzahl der Mieter, Wohneinheiten oder gesondert festgestellte Verbrauchswerte. Bei der Abrechnung der Heizkosten ist die Verbrauchserfassung vorgeschrieben.

• Die Vereinbarung einer monatlichen Vorauszahlung und deren Bezeichnung als solche (nicht als Pauschale).

Wenn eine Nebenkostenvorauszahlung des Mieters vereinbart ist, hat der Vermieter darüber jährlich abzurechnen, und zwar innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Geschieht dies nicht, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen mehr verlangen. Er bleibt aber dem Mieter gegenüber dennoch zur Abrechnung weiterhin verpflichtet.